Resor och utlägg

Anställda vid Chalmers

Alla anställda ska själva göra sina egna reseräkningar. En reseräkning görs antingen i samband med en resa eller i samband med ett utlägg.

Resa

Vid tjänsteresa utomlands bör man ha med sig tjänsteresekort ”Travel Security Card” som försäkringsbolaget utställt. Kontakta Ann-Britt Karlsson. Mer information om din tjänstereseförsäkring.

Utnyttja alltid Chalmers ramavtal. Dessa hittar du här. Alla beställningar av till exempel färdbiljetter skall göras genom någon av de resebyråer Chalmers har avtal med. Vid beställning måste referensperson och kostnadsställe uppges. Betala eventuell konferensavgift via faktura.

Förskott betalas endast ut i undantagsfall. Istället finns det möjlighet att skaffa ett Chalmers MasterCard. MasterCard-kortet är ett personligt kort där innehavaren är betalningsansvarig.

När resan är genomförd registrerar resenären reseräkningen själv i egenrapporteringssystemet Tur & Retur med alla uppgifter inklusive kontering. En utskrift av reseräkningen lämnas sedan tillsammans med originalkvitton/biljetter, itinerary/reseplanering samt en agenda eller liknande där ändamålet med tjänsteresan och datum framgår till Löne- och reseräkningsservice. Resenären ansvarar för att underlagen till reseräkningen kommer löne- och reseräkningsservice tillhanda. Reseräkning skall registreras inom en månad efter resans slut.

Utlägg

Vid utlägg måste kvitto bifogas. Kvittona häftas fast på utläggsbilagan och skickas av den anställde till Löne- och reseräkningsservice. Utlägg görs via Tur &Retur.

Anställda vid Göteborgs universitet

Resa

För att försäkringsbestämmelser och reseförmåner skall gälla vid en tjänsteresa måste tjänsteresan alltid i förväg vara godkänd av prefekt och dokumenterad med en reseorder. Blankett för sådan hittar du här.

Inför utlandsresan bör man skaffa det Europeiska sjukförsäkringskortet från Försäkringskassan. Den som reser till ett icke konventionsland bör ha med sig ett personligt försäkringskort "Swedish Travel Insurance Certificate". Kontakta Ann-Britt Karlsson.

Utnyttja alltid universitetets ramavtal som du hittar här. Alla beställningar av exempelvis färdbiljetter skall göras genom någon av de resebyråer GU har avtal med. Vid beställning måste ett beställar-ID anges. Betala eventuell konferensavgift via faktura.

Förskott betalas endast ut i undantagsfall. Istället finns det möjlighet att skaffa ett betalkort. GU har avtal om betalkort, med personligt betalningsansvar.

När resan är genomförd registrerar resenären reseräkningen själv i egenrapporteringen (använd val reserapportering) med alla uppgifter inklusive kontering. En utskrift av reseräkningen lämnas sedan tillsammans med originalkvitton/biljetter, itinerary/reseplanering samt en agenda eller liknande där ändamålet med tjänsteresan och datum framgår till granskaren Kristina Granfeldt. Reseräkningen skall registreras senast en månad efter avslutad resa.

Utlägg

Vid utlägg som inte skett i samband med en resa använder man sig av blanketten ”Räkning för personligt utlägg”. Blanketten lämnas tillsammans med kvitton till Grace Milaszewski som ser till att betalningen sker via ekonomisystemet. Utbetalning sker ej via lönespecifikationen utan direkt till det konto du angivet.