Ekonomi

Externa medel - rutin

Institutionen har fastställt en ekonomisk rutin för ansökan kring externa projekt. Syftet med denna är att bl. a. inte belasta projekten med för höga OH-kostnader, genom att ha kontroll över inkommande projekt, men även en kontroll på institutionens medfinansiering såväl på kort som på lång sikt.

Enligt rutinen ska specifika kalkylmallar användas vid budget/kalkylberäkningar i samband med bidragsansökningar för externa medel. Mallarna är till för att säkerställa att institutionen har full kontroll på ansökta medel samt att säkerställa att beräkning skett på korrekt sätt utifrån den nya redovisningsmodellen.

Kalkylen kan på egen hand fyllas i av forskaren själv alternativt be ekonomifunktionen om hjälp. I de fall forskaren själv väljer att fylla i kalkylen ska den synas och kontrolleras av ekonomifunktionen. Kalkylmallen ska vara underskriven av granskande administratör inom ekonomifunktionen samt godkännas av prefekt innan prefekt skriver under projektets ansökningshandling.

Ekonomifunktionen behöver 5 arbetsdagar på sig för kalkylering och säkerställande av kalkyl till respektive projekt/ansökan. Vid senare kontakt med ekonomifunktionen utlovas ingen garanti för att kalkylmall hinner granskas och således kan heller inte prefekt skriva under ansökan.

Det ekonomifunktionen behöver få information om för att kunna säkerställa och kontrollera projektets budget är:

• Personal
  - Vilken typ av tjänster avses samt antal av varje typ av tjänstekategori
  - Vilken % och tidsomfattning avses inom de olika tjänstekategorierna
  - Redan idag existerande/kända personer, namnge i så fall dessa (påverkar ev rekryteringsbehov)
  - Tänkt åldersstruktur på respektive tjänst
  - Arvodering vs anställning

• Planerade antal semesterdagar per person/ år (Detta påverkar den totala kostnaden för projektet. Anges inte detta beräknar vi på totalt antal berättigade dagar/person. Lägsta antal dagar att lägga in i kalkyl är 20.)
• Investeringar – utrustning
• Resor, konferenser
• Övriga inköp, förbrukningsmaterial, publikationskostnad etc
• Konsulttjänster